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まだ予定調整に時間かけてるの?エストニア人愛用の予定調整サービスCalendly

calendly

会議の日程調整って中々煩わしいもの。メールを何回も往復するのって本当にストレスですよね。今回はエストニア人が愛用している予定調整サービスCalendlyについてご紹介。アメリカ発祥のこのサービスがあれば、一瞬で予定調整が完結するんです。早速見ていきましょう。

予定調整が一瞬で終わるサービスCalendly

まずはこちらの動画をご覧ください。

ユーザーの利用の流れとしては、

  1. メールで先方にURLを共有すると、カレンダー(Gmail,Outlook,Office365などが設定可能)と連携した予定表が表示される
  2. 先方はその中から都合が良い時間帯を選択
  3. カスタマイズ可能なフォーム(名前、会社名など)を入力し、予約確定
  4. カレンダー/Zoomと連携して、予定が自動作成
  5. イベント直前になると、リマインダーがメールで自動送信

といった形です。先方はユーザー登録が不要なので、URLをクリックしてから1分で予定を確定することができます。

細かい設定も自由自在

Calendlyの素晴らしいところは、かゆい所に手が届く設定項目の多さ。抜粋して紹介したいと思います。

空き時間の自動ピックアップ

カレンダーと連携しているため、こちらから予定をピックアップせずとも、勝手に空き時間を連携してくれます。MTGの時間帯もカスタマイズ可能。30分、1時間など自由に設定できます。

業務時間帯の設定

また提示する時間帯も、「9301730」などのように設定できるので、業務外の時間帯に予定が入ることもありません。また金曜日の午後はNG、など曜日ごとの設定をすることもできるので、予定が入ってから再度調整、みたいなこともありません。

インターバルの設定

MTG間のインターバルも設定することができます。MTG前後は準備とまとめをしたい、という方は、例えば前後30分間を予約不可能にすることができます。

タイムゾーンの自動調整

何より素晴らしいのが、タイムゾーンを自動で設定してくれる点です。ユーザーの現在位置を検知して、タイムゾーンを提示してくれます。
例えばエストニアのAM9:00〜とぼくが設定しても、日本のクライアントにはPM 3:00〜と見えるようになっています。

連携可能なサービスが豊富

SalesforceなどCRMツール、Paypalなどの決済サービスなど、連携できるサービスが非常に豊富です。Calendlyを入り口にして、ビジネスを展開することもできるのです。

Calendly導入 Before/After

ここでぼくの身に起こったCalendly導入前後のやり取りをご紹介したいと思います。

Before

Alex
Alex
次回のMTGについて以下の日程からご調整いただくことは可能でしょうか。
9/10 (月) 14:00~15:00
9/11 (火)9:3012:00
③9/12(水)14:00~15:00

クライアント
クライアント
提示いただいた日程だと空きが無く、例えば9月13日の14時〜のご都合はいかがでしょうか?

Alex
Alex
大変申し訳ありませんが、9月13日は出張中でして…(以下無限ループ)

まず予定表から書き写すのが面倒くさい!そしてメールを送った後に予定が変わったりすると、また再度日程を提示しなければいけなかったりと手間がかかります

After

Alex
Alex
次回のMTGについて以下のURLからご都合の良い時間帯を選択いただければ幸いです。
https://calendly.com/XXXXXXXX

クライアント
クライアント
今しがた予約致しました。当日は何卒宜しくお願い致します。

予定の調整を完全に相手ボールにできるので、もし相手の都合がつかなくなったとしても、再度URLから調整してください、の一言で終わるんですね

 

無料で利用可能!いますぐトライ!

無料プランでも十分利用の恩恵を受けることができます。実際Alexは無料プランを利用しています。

有料プランは、Premiumプラン:8ドル/月Proプラン:12ドル/月とあり、

  • 複数の長さの時間帯で予約が可能(30分、1時間など)
  • グループでの予定調整が可能
  • 決済サービスとの連携が可能(Proのみ)
  • SMSでのリマインダー通知が可能(Proのみ)

などなど、機能が充実しています。

まとめ

設定が英語で一手間いりますが、それを差し引いても相当便利なサービスと言えるでしょう。ぼくはこのサービスのお陰で、かなりの時間を節約することができました。エストニア人は、労働人口が少なく、かつ残業をする人が少ない分、徹底的な作業効率化を目指している人が少なくありません。そういった部分はどんどん吸収していきたいと思っています。

需要が高そうだったら設定方法の解説記事も書きたいと思います。お楽しみに!

試してみる!

 

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